거래명세서는 물건과 함께 가는 서류입니다
거래명세서는 납품하는 물건과 함께 보내서 받는 쪽이 수량과 금액을 확인하고 서명하게 하는 서류입니다. 그래서 두 장을 만들어 한 장은 받는 쪽이 보관하고, 서명받은 다른 한 장은 공급한 쪽이 보관하는 것이 일반적입니다. 위 도구에서 “두 장을 한 번에 인쇄”를 켜 두면 A4 두 장에 각각 ‘공급받는자 보관용’, ’공급자 보관용’이 표시되어 나오고, 아래에는 인수자 서명란이 들어갑니다.
거래처에 매일 또는 매주 납품하는 가게라면 거래명세서는 단순한 확인을 넘어 장부 역할을 합니다. 월말에 세금계산서를 발급하거나 외상값을 청구할 때, 거래명세서를 날짜순으로 모아 합계를 맞추면 됩니다. 이때 문서번호 칸에 날짜와 순번을 넣어 두면 어느 납품분이 빠졌는지 금방 찾을 수 있습니다.
공급가액과 세액 계산 방식
부가세 별도를 고르면 각 줄의 수량 × 단가가 공급가액이 되고, 공급가액의 10%가 세액이 됩니다. 세액은 원 단위 미만을 버리고, 줄마다 계산한 값을 더해 합계를 냅니다. 세금계산서도 같은 방식으로 품목별 세액을 계산하는 경우가 많아, 거래명세서와 세금계산서의 금액을 맞추기 쉽습니다. 다만 거래처가 합계 공급가액에 한 번에 10%를 곱하는 방식을 쓰면 몇 원 차이가 날 수 있으니, 금액이 맞지 않을 때는 계산 방식부터 확인하세요.
면세 품목과 과세 품목을 함께 납품한다면 한 장에 섞지 말고 나눠서 작성하는 것이 좋습니다. 면세 품목은 세금계산서가 아니라 계산서를 발급하기 때문에, 처음부터 나눠 두면 월말에 서류를 정리하기가 훨씬 수월합니다.
받은 쪽이라면 이것만 확인하세요
거래명세서를 받는 입장이라면 서명하기 전에 실제로 받은 수량과 적힌 수량이 같은지, 단가가 약속한 가격인지, 부가세가 별도인지 포함인지를 확인하세요. 서명한 거래명세서는 “이대로 받았다”는 증거가 되기 때문에, 파손이나 부족분이 있다면 서명 옆에 그 내용을 적어 두는 것이 안전합니다. 받은 물건의 확인만 필요하고 금액이 필요 없다면 인수증·납품확인서를, 대금 청구가 목적이라면 청구서를 쓰면 됩니다.
자주 묻는 질문
거래명세서와 세금계산서는 무엇이 다른가요?
세금계산서는 부가가치세법에 따라 발급하고 국세청에 전송하는 세금 서류이고, 거래명세서는 어떤 물건을 몇 개, 얼마에 주고받았는지를 당사자끼리 확인하는 서류입니다. 거래명세서를 줬다고 세금계산서 발급 의무가 사라지지 않으며, 거래처가 사업자라면 보통 거래명세서로 물건을 넘기고 월말에 모아서 세금계산서를 발급합니다.
거래명세서는 꼭 발행해야 하나요?
법으로 정해진 의무 서류는 아닙니다. 하지만 납품할 때마다 받는 쪽의 확인 서명을 받아 두면 나중에 수량이나 금액을 두고 다툼이 생겼을 때 가장 확실한 근거가 됩니다. 외상 거래가 많은 식자재, 도매, 인쇄, 설비 업종에서는 사실상 필수입니다.
월합계 세금계산서는 언제까지 발급하나요?
한 달 동안의 거래를 모아 발급하는 월합계 세금계산서는 그달의 말일을 작성일자로 해서 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다. 거래명세서를 날짜별로 모아 두면 월말에 합계를 맞추기 쉽습니다.
부가세 포함 단가로 적어도 되나요?
됩니다. '부가세 포함 단가'를 고르면 적은 단가를 1.1로 나눠 공급가액과 세액을 나눠 줍니다. 면세 품목(쌀, 채소, 생선 같은 미가공 농수산물)을 파는 경우에는 '면세'를 골라 세액을 0으로 두세요.
확인한 자료: 국세청 전자세금계산서 발급 안내(2026.10.27 기준)