재고 실사 하는 법, 장부와 실제 재고가 다를 때 줄이는 요령

2026.10.27

재고는 눈에 보이는 돈입니다. 창고와 냉장고에 쌓인 물건은 이미 돈을 주고 산 것이고, 장부와 실제가 맞지 않으면 그 차이만큼 돈이 어디론가 새고 있다는 뜻입니다. 재고 실사는 정해진 날에 물건을 직접 세어 장부와 맞춰 보는 일로, 작은 가게라도 정기적으로 하면 원가와 주문량을 훨씬 정확하게 관리할 수 있습니다.

얼마나 자주 할까

모든 품목을 매일 셀 필요는 없습니다. 비싸거나 많이 쓰는 핵심 재료는 매주, 나머지 품목은 매달 세는 식으로 나누면 부담이 줄어듭니다. 편의점이나 소매점처럼 품목이 많은 가게는 한 번에 다 세기보다 매대 구역을 나눠 요일마다 한 구역씩 세는 방법도 있습니다. 중요한 것은 같은 주기로 꾸준히 하는 것입니다.

언제, 어떻게 셀까

실사는 물건이 들어오고 나가지 않는 영업 전이나 마감 후에 해야 정확합니다. 세는 도중에 판매가 일어나면 숫자가 계속 바뀌기 때문입니다. 한 사람은 세고 한 사람은 적는 식으로 둘이 함께 하면 빠르고 실수도 줄어듭니다. 바코드가 있는 상품은 휴대폰 카메라로 바코드를 찍어 수량을 세면 일일이 이름을 찾아 적을 필요가 없습니다.

장부와 비교하기

센 숫자는 장부의 수량과 나란히 놓고 차이를 확인합니다. 차이가 몇 개 수준이면 기록을 빠뜨린 경우가 많고, 특정 품목만 크게 차이 난다면 원인을 찾아봐야 합니다. 직원 식사로 쓴 재료를 기록하지 않았거나, 파손이나 폐기를 적지 않았거나, 입고할 때 거래명세서와 실제 수량을 확인하지 않은 경우가 흔한 원인입니다. 차이를 확인했다면 실제 수량으로 장부를 맞추고 그 사유를 함께 적어 두세요.

재고 회전율로 주문량 조절

실사를 몇 번 하다 보면 어떤 품목이 빨리 팔리고 어떤 품목이 오래 남는지 숫자로 보입니다. 일정 기간 동안 팔린 양을 평균 재고로 나눈 재고 회전율이 낮은 품목은 주문량을 줄이고, 자주 떨어지는 품목은 발주 시점을 앞당기면 됩니다. 이렇게 하면 창고에 묶이는 돈이 줄고 소비기한이 지나 버리는 물건도 줄어듭니다.

도구로 간단하게

사장도구의 재고 실사 도구는 장부상 품목과 수량을 붙여 넣고 바코드를 찍어 세면, 품목별 차이와 부족·초과를 바로 보여 주고 결과를 엑셀로 저장할 수 있습니다. 평소의 입고와 출고는 입출고 기록장에 적어 두면 실사할 때 비교할 장부가 자동으로 준비됩니다.